مدارک برای ثبت سفارش کالا نوعی مجوز ثبت سفارش ورود برای کالاهای خارجی خریداری شده است که در سیستم وزارت بازرگانی ثبت می شود و چه مدارکی برای پروفرما ضروری است. بر این اساس دریافت پیش فاکتور از فروشنده و ثبت سفارش از مراحل اولیه واردات کالاست. مجوز ثبت فایلی است که توسط سازمان توسعه تجارت ایران صادر می‌شود و روی آن شماره هشت رقمی مجوز و تاریخ مجوز ثبت همراه شماره و تاریخ پروفرما و نام شرکت متقاضی که می‌تواند شرکت وارد‌کننده باشد، درج می‌شود.
متقاضیان ثبت سفارش اعم از حقیقی و حقوقی می توانند با مراجعه به وب سایت ntsw.ir/Login.aspx ثبت نام نموده، با دریافت کدکاربری و رمز عبور شخصی، از طریق این سایت، سفارشات واردات خود را به صورت 24 ساعته، و در هر مکانی که اینترنت دسترسی داشته باشند ثبت نمایند. لازم به ذکر است که کلیه پیگیریهای لازم تا حصول نتیجه (دریافت تأییدیه ثبت سفارش)، از طریق این سیستم میسر می باشد.
